Kontaktverwaltung mit CRM-Funktionalität
Was ist das?
Beim contact.ruler handelt es sich um eine Software zur zentralen Verwaltung, Organisation und Bewertung der Kontakte eines Unternehmens. Sie stellt eine Erweiterung der webbasierten Softwareplattform twoeyes.intranet der Firma twoeyes dar und beinhaltet standardmäßig die Textverwaltung text.ruler mit Serienbrief- und Verteilerfunktion. Zusammen mit den im twoeyes.intranet enthaltenen Standardfunktionen, wie z. B. Aufgabenverwaltung, Journalsystem und E-Mail-Client, sowie den optional verfügbaren Anwendungen research.ruler und sales.ruler erhalten Sie ein vollwertiges Customer-Relationship-Management-System (CRM).
Mehr Informationen (Datenblatt 11/2011 contact.ruler)
Der contact.ruler
Mit Hilfe des contact.rulers organisieren Sie Ihre Kontakte übersichtlich über frei definierbare, hierarchische Gruppen zentral für das gesamte Unternehmen. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit dem gleichen Datenstamm. Dies verhindert Dubletten und falsch adressierte Briefe.
Die Anwendung ist mehrmandantenfähig und unterstützt firmenübergreifendes Arbeiten, was vor allem bei komplexen Firmenstrukturen und Firmengruppen zum Tragen kommt. Kontakte können sowohl mandantenintern als auch mandantenübergreifend gepflegt werden. Kontaktbezogene Daten, wie z. B. Journaleinträge und Aufgaben, können ebenfalls mandantenübergreifend ausgegeben werden, so dass auch in großen Unternehmensstrukturen Vorgänge nicht verloren gehen.
Kontakte werden in einer frei definierbaren Gruppenstruktur organisiert. Dabei wird unterschieden zwischen lokalen Gruppen, die nur innerhalb eines Mandanten sichtbar sind, globalen Gruppen, die mandantenübergreifend zur Verfügung stehen, und persönlichen Gruppen, die durch jeden Mitarbeiter individuell gepflegt werden.
Hinzu kommen statische Gruppen, die automatisch durch das System erstellt werden, z. B. zur Gruppierung von Kunden und Lieferanten. Die optionalen Module research.ruler, ein Programm zur Ermittlung des Kundenpotentials, und sales.ruler, ein Programm zur workflowgesteuerten Erfassung und Nachverfolgung des Akquisevorgangs, machen die Kontaktverwaltung zu einem vollwertigen CRM-System. Die Module führen den Mitarbeiter durch den Vertriebsprozess und gleichen die eingegebenen Daten gegen das ermittelte Kundenpotential ab.
Welche Besonderheiten bietet der contact.ruler?
Hierarchische Gruppen und Kontakte – Die frei definierbare Gruppenstruktur ist hierarchisch aufgebaut und wird automatisch auf die Kontakte übertragen. Wird ein Kontakt einer Gruppe zugeordnet, so findet man den Kontakt auch in allen übergeordneten Gruppen. D. h., eine Gruppe enthält immer die Schnittmenge der darin oder in Untergruppen enthaltenen Kontakte. Die Zuordnung von Kontakten zu einer Gruppe erfolgt dialog-gesteuert oder mittels Drag‘n‘Drop: Sie ziehen einen oder mehrere Kontakte einfach in die Gruppe.
Persönliche Gruppen und KeyAccount – Neben lokalen und globalen Gruppen, die in der Regel durch die Mitarbeiter gemeinsam genutzt werden, stellt das System auch persönliche Gruppen bereit, in denen jeder Mit-arbeiter eine individuelle Gruppenstruktur pflegen kann. Darüber hinaus kann der Besitz eines Kontaktes durch einen Mitarbeiter explizit übernommen werden. Dies wird allen anderen Nutzern des Systems durch ein Symbol kenntlich gemacht. Eine Übernahme durch einen anderen Mitarbeiter wird protokolliert und gemeldet.
Rechtemanagement – Das integrierte Rechtemanagement ermöglicht es, die Funktionalität der Anwendung an verschiedenen Stellen einzuschränken. Dadurch lässt sich z. B. steuern, dass nur berechtigte Mitarbeiter bestimmte Kontakte sehen, bearbeiten und löschen oder Markierungen setzen dürfen. Berechtigungen können auch auf Kontaktgruppenebene vergeben werden. Dies gilt auch für die persönlichen Gruppen. Der Mitarbeiter kann selbst bestimmen, wer außer ihm Zugriff auf seine persönliche Struktur erhält.
Kontaktmarkierung – Die Bewertung von Kontakten erfolgt durch Zuordnung zu einer dedizierten Gruppe oder durch Setzen einer frei definierbaren farblichen Markierung: z. B. „A-Kunde“, „Top-Kontakt“, „Schuldner“, „Geschäftspartner“ oder „Konkurrent“. Die Markierungen werden als global definiert, d. h. sie sind in allen Gruppen sichtbar, oder als lokal sichtbar, nur innerhalb einer bestimmten Gruppe.
Suche – Mit Hilfe der phonetischen Suche finden Sie einen Kontakt auch, wenn Sie während eines Telefonats den Namen nicht richtig verstanden haben oder die genaue Schreibweise nicht kennen. Geben Sie den Namen einfach so ein, wie er sich anhört. Das System wird alle gleich oder ähnlich klingenden Kontakte finden. Verwenden Sie für das Zusammenstellen von Akquise-Listen oder für Anschreiben eine Kombinationssuche, um Kontakt-listen nach verschiedenen Kriterien zusammenzustellen.
Zum Kontakt springen – Springen Sie direkt zu einem Kontakt, egal wo Sie diesen in einer anderen Anwendung vorfinden. Mit nur einem Klick öffnet sich die Kontaktverwaltung und zeigt den entsprechenden Kontakt mit allen Informationen an.
Die Module – Sie wollen wissen, welche Aufträge Sie mit einem Kontakt abgewickelt haben, was die letzten Gespräche ergeben haben, welche E-Mails gesendet und empfangen wurden oder welche Rechnungen noch offen sind? Die Modulleiste verbindet den Kontakt mit anderen Anwendungen, die sich als Modul in den contact.ruler integrieren und sich automatisch auf den jeweils markierten Kontakt ausrichten.
Outlookschnittstelle – Über eine integrierte Schnittstelle werden Kontakte direkt an einen Exchange Server(ab 2007) übergeben und synchronisiert.
Die Erweiterung zum CRM
Für den erweiterten Akquise-Prozess stehen zwei zusätzliche Anwendungen zur Verfügung. Damit können
Sie einen Kontakt detaillierter bewerten und dessen Akquise-Status überwachen:
Textverwaltung – text.ruler
Der text.ruler ist fester Bestandteil der Kontaktverwaltung. Erstellen Sie aus Ihren Kontakten schnell und einfach einen Brief / Serienbrief. Kümmern Sie sich nicht um die Positionierung von Adressfeld oder Datum und um die Zeilenabstände. Dies alles ist fest in den Berichtvorlagen hinterlegt. Sogar Ihre digitalisierte Unterschrift wird direkt in die generierte PDF-Datei eingebunden. Das Programm prüft die für das Mailing hinzugefügten Kontakte auf Vollständigkeit und erzeugt auch nur die Briefe, die eine formal gültige Adresse besitzen. Auch der Export der geprüften Kontaktliste für einen unabhängigen Serienbrief über ein anders System ist möglich.
Potentialanalyse-Programm – research.ruler
Die Anwendung stellt einen Mechanismus bereit, um das zu erwartende Umsatzpotential eines potentiellen Neukunden anhand frei definierbarer Faktoren und Kennzahlen zu ermitteln. So lässt sich anhand der Branche und eines individuellen Faktors das zu erwartende Umsatzvolumen des potentiellen Kunden ermitteln. Faktoren und Branchen werden fest hinterlegt. Neben den Umsatzzahlen wird auch das Vertriebsbudget berechnet, das für den Akquise-Prozess aufgewendet werden darf. Ein Ampelsystem signalisiert auf Basis von Schwellwerten, ob sich das weitere Bearbeiten eines Kontakts lohnt. Die dem research.ruler für die Berechnungen zugrunde liegenden Daten stammen aus dem sales.ruler.
Vertriebssteuerung – sales.ruler
Das Programm führt den Mitarbeiter durch den Akquise- und Verkaufsprozess. Ein klar vorgegebener Weg führt über den Erstkontakt, den Ersttermin, über mehrere Folgetermine bis zum Auftrag. Das System erfragt Termine, Notizen und die jeweils aufgewendete Zeit und verknüpft diese mit den betroffenen Datensätzen. Die erfassten Aufwände werden gegen das Ver- triebsbudget gerechnet und bei Überschreitung eines vorgegebenen Schwellwerts wird eine Hinweismeldung generiert.
Die Zusammenarbeit der Programme research und sales in Kombination mit dem contact.ruler ergibt ein leistungsfähiges Vertriebstool.
Folgende Anwendungen bzw. die "Modulversion" dieser lassen sich im Kontaktverwaltung mit CRM-Funktionalität nutzen. Die Module werden jeweils in der Modulleiste angezeigt und stellen sich auf die Anwendung entsprechend ein.
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Features
Anlegen von Kontakten
Ansichtsumschaltung (Zusammengefasst/Aufgeblättert)
Kontaktbezogene Aufgabenerfassung
Benutzerdefinierte Felder
Benutzergruppen (myActivities)
Kundenbesitz
Kontaktbezogen E-Mail Erstellung
Erweiterung durch Kundeninformationen
Filterungen
Globale / Lokale Markierungen
Globale oder Gruppenbezogene Markierung
Gruppenberechtigungen
Gruppenzuweisung per Drag‘n‘Drop
Gruppierung
Hierarchische Gruppierung mit Schnittmengen-bildung
Hinterlegung spezifischer Rechnungsinformationen
Individuelle Freigabe der Benutzergruppen
Individuelle Gruppierung der Daten
Individuelle Kontaktmarkierung
Individuelle Kundennummernvergabe (Tagging)
Individuelles Reporting per PDF oder EXCEL
Integrierte Rechtestruktur
Key-Account Funktion
Kombinationssuche
Kontaktdatenblatt als PDF
Kontaktexport nach Excel
Kontaktimport
Kontaktstatistik
Exchange Konfiguration integriert
Kontaktsynchronisation zu Outlook (Exchange)
Integration zur mobilen Kontaktverwaltung
über Exchange
Kontaktverknüpfungen
Kunden werden am Hauptkontakt zugewiesen nicht dem Mitarbeiter (Lieferant ist identisch)
Kundenaktivierung
Kundeneinstellungen
Kundengruppenbearbeitung
Kundengruppen definieren und zuweisen
Kundengruppen-Filterung
Löschen von Kontakten
Mandantenfähigkeit
Kundenbewertungen per Markierung
Firmenübergreifende und gruppenübergreifende
Markierungen
Verwaltung der Markierungen
Kontaktbezogene Nachrichtenerfassung
Newsletteranbindung
Kontaktbezogene Notizerfassung
Parallel Applikation Design (PAD)
Per Drag‘n‘Drop in den Outlook Ordner schieben
Protokollierung
Statusdefinition z. B. nach Bearbeitung
Suche
Kombinationssuche
Phonetische (Soundtext)-Suche
Trennung zwischen Hauptkontakt und Ansprech-partner
Verschieben von Ansprechpartnern
Zwischenablage
Zwischenablagefunktion
Alle Preisangaben ohne Gewähr.
Alle angegebenen Preise sind zzgl. 19 % Mehrwertsteuer.
