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Dokumentenmanagementsystem - document.ruler

Was ist das?

Der document.ruler von twoeyes ist ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem, das auf Basis der webbasierten Softwareplattform twoeyes.intranet betrieben wird und die Qualifikation, Organisation und das Wiederfinden von Dokumenten ermöglicht.
Mehr Informationen (Datenblatt 11/2011 document.ruler)


Der document.ruler

Das Programm basiert ebenso wie die übrigen Produkte des twoeyes.intranet auf standardisierter Webtechnologie und ist von überall aus ohne Software-Installation mit allen Funktionalitäten nutzbar. 
Ziel bei der Entwicklung ist es, das aus einer Desktop-anwendung gewohnte Anwendererlebnis in eine Web-anwendung zu transportieren.

Durch die einfach gestaltete Schnittstelle zur Erfassung von Dokumenten ist es ein Leichtes, das System in bestehende Strukturen zu integrieren: z. B. Scan to Mail oder Fax to Mail.

Die im twoeyes.intranet enthaltenen Grundfunktionen,z. B. Aufgabenverwaltung, Journalfunktion und Nachrichtensystem, ermöglichen es, zu einem Dokument eine Wiedervorlage zu setzen, eine Notiz zu erfassen oder eine Nachricht an einen Kollegen zu senden. Über einen Link in der Nachricht hat der Kollege die Möglichkeit, das Dokument direkt zu öffnen oder weitere Informationen einzusehen.


Welche Besonderheiten bietet der document.ruler?
Dokumente im Griff – Betrachten und qualifizieren Sie Ihre Dokumente standortunabhängig. Die Webtechnologie macht es möglich.

Automatische Verknüpfung – Die integrierte, frei definierbare Ordnerstruktur ist durch den Anwender so konfigurierbar, dass Dokumente automatisch einem Kontakt oder einem beliebigen anderen Element zugewiesen werden, sobald diese in den entsprechenden Ordner geschoben werden. So können viele Dokumente in kürzester Zeit per Drag`n`Drop verteilt und zugewiesen werden.

Wiederfinden mittels OCR – Ein Dokument kann über seinen Namen, über eine manuell vergebene Beschreibung oder über den im Dokument befindlichen Text wiedergefunden werden. Ein Texterkennungsmechanismus (OCR) liest die Dokumente und erstellt eine Liste mit Suchbegriffen (Key-Words), über die das Dokument in der Struktur wiedergefunden werden kann.

Einfache Erfassung – Dokumente können sowohl manuell erfasst werden als auch automatisiert durch Abruf von E-Mail-Anhängen. Moderne Scanner unterstützen die Funktion „Scan-to-Mail“ und sind somit in der Lage, die gescannten Dokumente direkt an das DMS zu senden. Auch an das DMS-Konto weitergeleitete E-Mail-Anhänge gelangen über diesen Mechanismus automatisch in das System.




Folgende Anwendungen bzw. die "Modulversion" dieser lassen sich im Dokumentenmanagementsystem - document.ruler nutzen. Die Module werden jeweils in der Modulleiste angezeigt und stellen sich auf die Anwendung entsprechend ein.

 

Features

Flexible Gruppierung
Hierarchische Dokumentengruppen
Automatische Erstellung von Dokumentengruppen
Individuelle Benennung der Dokumente
Erfassung von Schlagwörtern
OCR (optische Zeichenerkennung)
Automatischer E-Mail-Abruf über POP3 (Scanner)
Ablage in beliebigen Dokumentengruppen
Ein Dokument kann in beliebig vielen Dokumentengruppen aufgenommen werden
Automatische Verknüpfung mit anderen Objekten
Manuelle Verknüpfung mit anderen Objekten
Dokumente automatisch hochladen
Dokumente manuell hochladen
Dokumente löschen
Übersicht über freie, nicht zugeordnete Dokumente
Übersicht über alle Dokumente
Suchfunktion (Name, Schlagwörter, Volltext)
Globale und lokale Suche
Sortierung und Gruppierung
Mandantenfähigkeit
Zugriffsteuerung über Benutzerrechte
Vorschaufunktion
Dokument öffnen (anzeigen)
Dokument herunterladen und lokal speichern
Dokumenteneigenschaften pflegen
Protokollierung
Verschieben von Dokumenten mit Drag’n‘Drop
Verschieben von Dokumentengruppen mit Drag’n‘Drop
Webbasiertes Dokumenten-Management-System

Module

contact.ruler
stuff.ruler
history.ruler
Alle Preisangaben ohne Gewähr.
Alle angegebenen Preise sind zzgl. 19 % Mehrwertsteuer.

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