☰
Best Practice Beispiel Mitarbeiterportal
20.04.2022
Automatisierung des Beantragungs- und Genehmigungsprozesses
Kunde: Baumit GmbH
Das Unternehmen Baumit GmbH wurde 1902 unter dem Namen Bayosan als Produzent von Baukalk gegründet. Im Jahr 1988 erwarb die Wietersdorfer Gruppe und die Schmid Industrie Holding das gesamte Unternehmen.
Die Produktpalette umfasst Produkte im Bereich Fassaden, Putze, Estriche sowie Produkte für den Innenraum und zur Garten- und Flächengestaltung.
Baumit hat in Deutschland 11 Standorte und ca. 670 Mitarbeiter. Die Firmenzentrale in Deutschland befindet sich in Bad Hindelang.
Das Ziel
Mitarbeiter des Unternehmens Baumit GmbH hatten bis zur Realisierung des Projektes einen aufwendigen manuellen Prozess zur Beantragung von Schulungen und Fortbildungen zu durchlaufen.
Unser Kunde wollte mit einem Mitarbeiterportal den internen Beantragungsprozess – Beantragung einer Schulung, Freigabe/Ablehnung, Überwachung und Auswertung - vereinfachen und damit seine Personalabteilung entlasten.
Außerdem sollten die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen einfachen und individuellen Überblick über die Schulungen und Fortbildungen erhalten.
Die Lösung
Im Vordergrund stand die Entwicklung eines Mitarbeiterportals. Dort können sich Mitarbeiter eigenständig einloggen und Schulungen sowie Fortbildungen beantragen. Das Dashboard des Systems beinhaltet eine Übersicht aller Schulungen.
Um die Anwendung in vollem Umfang nutzen zu können, wurde unsere bereits bestehende Anwendung „Firmenverwaltung“ um das Modul „Weiterbildungen“ erweitert. In diesem Modul verwaltet ein Mitarbeiter der Personalverwaltung der Baumit GmbH die User für das Mitarbeiterportal.
Der Beantragungs- und Genehmigungsprozess
Zu Beginn des Projektes definierten wir in Zusammenarbeit mit dem Kunden einen individuellen Prozess und setzten diesen infolgedessen systemtechnisch um.
Fast alle Schritte des Beantragungsprozesses erfolgen automatisiert. Der Mitarbeiter meldet sich mit seinem persönlichen Login über einen internen Link im Mitarbeiterportal aka. Talentschmiede an und beantragt dort Schulungen/Weiterbildungen.
Im Modul von twoeyes.enterprise erstellte die Personalabteilung im Vorfeld unterschiedliche E-Mail-Vorlagen, die im Laufe des Prozesses automatisch an die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte verschickt werden.
Die Personalabteilung prüft in regelmäßigen Abständen mit Hilfe des Moduls „Weiterbildungen“ den Status der Schulungen/Weiterbildungen aller Mitarbeiter und bearbeitet diese dementsprechend. Das Intranet und das Mitarbeiterportal sind systemtechnisch miteinander verknüpft. Statusänderungen der Weiterbildungen werden zwischen Intranet und Portal synchronisiert.
Nach erfolgreichem Abschluss einer Schulung/Weiterbildung erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, seine Zertifikate ins System hochzuladen.
