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Best Practice Beispiel unsere Warenwirtschaft
09.02.2022
Twoeyes ERP als Middleware zwischen Onlineshop und Kunden ERP
Der Kunde: Volvo Car Switzerland AG
Volvo Car Switzerland AG ist ein Tochterunternehmen der Volvo Car Corporation. Im Jahr 2021 verzeichnete der Importeur der schwedischen Premium-Marke 7872 Automobil-Neuzulassungen in der Schweiz.
Jedes Fahrzeug ist mit elektrifiziertem Antrieb lieferbar. Volvo hat sich sich zur Aufgabe gemacht, Nachhaltigkeit in allen wirtschaftlichen Unternehmungen, deren Fahrzeuge sowie in der Gesellschaft neu zu denken.
Ausgangssituation
Zu Beginn des Projektes bestanden zwei voneinander unabhängige Systeme, welche separat gepflegt wurden. Volvo Car Switzerland AG betreibt einen unabhängigen Webshop. Über diesen Onlineshop können Volvo-Artikel wie Lifestyle-Produkte, aber auch Autozubehör wie Fußmatten, Dachboxen etc. erworben werden. Durch das interne ERP-System verwaltet Volvo Car Switzerland AG wiederum die Artikeldaten. Eine direkte, automatisierte Kommunikation zwischen Onlineshop und Kunden-ERP war bis dato nicht möglich.
Daher bestand ein teildigitalisierter Prozess zur Artikelstammdatenpflege mit vielen manuellen Eingriffen. Dabei zeichneten sich die Datenquellen für die Stammdatenpflege durch ihre Heterogenität von manueller Pflege direkt im Shop, über Excel-Listen aus dem bestehenden Kunden-ERP bis zu vereinzelten Datenimporten aus weiteren Quellen aus. Dies hatte zur Folge, dass eine hohe Fehlerquelle und aufwendige, zeitintensive Kontrollen den Prozess prägten. Zudem bestand keine Möglichkeit die heutzutage gängige Zusendung von Trackingnummern zur Sendungsverfolgung zu realisieren.
Ziel
Im Fokus der Optimierungen stand die Automatisierung der Anreicherung von Artikelinformationen im Webshop sowie die Digitalisierung des Bestell- und Versandprozesses. Der Endkunde sollte durch den Empfang einer Trackingnummer und der dementsprechenden Sendungsverfolgung einen Mehrwert erhalten.
Lösung
Zu Beginn des Projekts wurde in Zusammenarbeit mit dem Kunden und dem Webshop-Betreiber den Bestellprozess im Detail definiert. Für die Umsetzung kommen unsere Anwendungen der Warenwirtschaft mit Artikeldaten, Aufträgen, Rechnungen sowie Versandinformationen in Kombination mit unserem integrierten E-Mail-Programm zum Einsatz. Die Warenwirtschaft von Twoeyes ist mit Hilfe von verschiedenen Standard-Schnittstellen mit dem Webshop sowie dem ERP-System von Volvo Car Switzerland verknüpft. Zusätzlich zu einer feststehenden Schnittstelle zum Volvo ERP-System, um die Basisdaten wie Artikelnummer und Preise zu erhalten, kommt hier die ausgeprägte Flexibilität des twoeyes.enterprise zu tragen. So werden die Artikeldaten im twoeyes.enterprise angereichert. Außerdem werden Informationen zu Artikeln als csv-Datei an eine festgelegte E-Mail-Adresse versendet, die durch das twoeyes.entsprise System automatisch weiterverarbeitet und den Artikeln zugewiesen werden. Der Webshop erhält nun automatisch, ohne jeglichen manuell notwendigen Eingriff alle relevanten Artikeldaten – inkl. Übersetzungen in deutscher, französischer und italienischer Sprache.
Um den Bestell- und Versandprozess für den Kunden zu optimieren, wird nun eine erfolgreiche Bestellung aus dem Onlineshop über die eingerichtete Schnittstelle direkt an das twoeyes.enterprise-System übertragen. Der Kunde erhält umgehend eine automatisch generierte E-Mail inkl. Rechnung als pdf-Anhang zugesendet. E-Mail und Rechnung sind dabei im Kunden-CI umgesetzt. Dabei hat der Kunde größtmögliche Flexibilität und kann die E-Mail im internen E-Mail-Programm sowie die Vorlage für die Rechnung in der integrierten Berichtverwaltung jederzeit selbstständig anpassen.
Für den Versandprozess wurde ein Lieferschein als Bericht, ebenfalls im Firmen-CI von Volvo Car Switzerland, individualisiert, welcher der Bestellung zum Versand beigelegt werden kann. Gleichzeitig kann aus der Bestellung direkt eine Postetikette mit den entsprechenden Kundendaten generiert werden. Des Weiteren wird der Versand initiiert und die zugehörige Trackingnummer hinterlegt. Dadurch wird automatisch eine E-Mail-Vorlage an den Endkunden zur Information versendet. Auch hier wurde somit auf Automatisierung und Reduzierung der Fehlerquellen bei manueller Datenübernahme gesetzt.
Kundenstimme Volvo Car Switzerland AG
Die Zusammenarbeit mit twoeyes war im ERP Projekt sehr professionell. Komplexe Fragestellungen und Herausforderungen wurden umgehend in Angriff genommen und ein möglicher Lösungsansatz aufgezeigt.
Durch die aktive Rolle des Projektleiterteams konnte der angestrebte Go Live Termin eingehalten werden.
Wir werden zukünftig wieder gerne mit dem Team von Twoeyes arbeiten.
