Hotelkontingente

Übernachtungsmöglichkeiten einfach verwalten

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Hotelkontingente

Sobald ein Event vor der Tür steht, dürfen Veranstalter eine sehr wichtige Aufgabe auf gar keinen Fall vergessen: Übernachtungsmöglichkeiten für Eventteilnehmer organisieren!

Oft kommt es während des Buchungsprozesses für Hotelzimmer zu Sonderwünschen. An- und Abreisedatum sind bei jedem Eventteilnehmer individuell. Teilnehmer möchten eine bestimmte Zimmerbelegung oder Zimmerkategorie haben. Umbuchungen und Stornierungen sind auch keine Ausnahme. Statt in diesem Kontext mit unzähligen E-Mails, Excel-Listen und Word-Dokumenten zu arbeiten und die Gefahr laufen, Fehler zu machen, können Sie sich auf unser Modul hotel.ruler verlassen!

Hinterlegen Sie ein oder mehrere Hotels und Unterkünfte und gleichen Sie den Belegungsplan ab. So haben Sie die Möglichkeit, stets eine passende Übernachtungsmöglichkeit für Ihre Teilnehmer anzubieten.

Allgemeine Hotelstammdaten verwalten

  • Als ersten Schritt das Hotel im contact.ruler und danach im hotel.ruler hinterlegen

  • Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Website, Name

  • Bilder vom Hotel

  • Zimmerkategorie / Zimmertypen

  • Entfernung zum Veranstaltungsort

  • Hotelprovision

Zimmerkontingente pro Veranstaltung festlegen

  • Kategorie

  • Preis /Arrangement (Frühstück, Halbpension etc.)

  • Freie Zimmer für Veranstaltungszeitraum



Zimmerkontingente

Kostenübernahme oder Selbstzahler hinterlegen

  • Abrechnung direkt beim Veranstaltungsteilnehmer 

  • Rechnung an Arbeitgeber des Teilnehmers

Kostenübernahme

Report über Zimmerbelegung für das Hotel

  • mit allen relevanten Daten zum Teilnehmer

  • Kontaktdaten, Arrangement, Zimmerpreis, Kostenübernahme, Zimmerkategorie, Anreisedaten, Sonderwünsche

Hotelbestätigungen per E-Mail verschicken

  • Inklusive sämtlicher Stammdaten des Hotels

  • In Firmen/Veranstaltungs CI

  • Hotel, Arrangement, Selbstzahler oder Kostenübernahme, Stornofristen

  • Kontaktdaten des Veranstalters

Änderungsverlauf einsehen

  • Jegliche Änderungen

  • Umbuchungen

  • Stornierungen

Notizfeld für Sonderwünsche

  • Freitextfeld für alle wichtigen Informationen an das Hotel

  • Zum Beispiel: Allergien, Spätanreise, Tiere, Schlafgewohnheiten

Neuerungen event.hotel.ruler

Unsere Software wird stets weiterentwickelt. Hier finden Sie die wichtigsten aktuellen Änderungen zum Modul event.hotel.ruler.


  • Hotellisten Sortierung
    EZ/DZ als eine Zeile, Doppelzimmer wird aufgesplittet, die Begleitperson wird in einer zusätzlichen Spalte ausgespielt, diese Begleitperson wird dann auch in der Hotelbestätigung angezeigt.
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